Reuniões Produtivas: como praticar?

reuniões produtivas como organizar

Você sabe fazer uma reunião produtiva?

 

Uma frase anda circulando bastante na internet: “sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”. Seria esse o pensamento das equipes de trabalho atuais?

 

Pesquisas indicam que cada vez mais as empresas estão se dando conta de que reuniões longas e sem foco custam caro. Soma-se este custo ao custo incalculável de tempo do próprio funcionário que participa das reuniões e depois não tem tempo de realizar e completar suas tarefas. Uma bola de neve que só pode resultar em prejuízo.

 

Mas, reuniões produtivas precisam ser mais que uma tendência. Elas precisam ser parte da cultura da empresa. E como fazer isso?

É o que você vai descobrir agora.


#1. A prática

reuniões produtivas

No ambiente empresarial nada se resolve sem que os envolvidos estejam com atenção total no assunto. O foco é indispensável para soluções eficazes e rápidas. Para uma reunião produtiva, é necessário que este foco venha sendo exercido desde o momento em que a reunião é marcada. Se você for o líder da reunião ou simplesmente a pessoa que fez o convite aos outros participantes, esteja atento a algumas boas práticas:

  • Convide somente as pessoas que estão envolvidas diretamente no assunto.
  • Marque o horário da reunião, mas delimite um período máximo que a mesma irá durar. Um tempo considerado ideal para assuntos normais é de trinta minutos.
  • Explique o motivo da reunião e os tópicos a serem discutidos antecipadamente.

Assim, não existe abertura para dispersões, pois todos os envolvidos estão cientes e podem até se preparar.

Neste momento, também é necessário que seja organizada uma pauta da reunião e que nenhum assunto se encerre antes de tomar nota.

A partir do momento em que está escrito, também está formalizado.

Além, é claro, de ser uma forma visual de organização.

Os maiores problemas com a prática de Reuniões Produtivas surgem por falta de organização que acaba comprometendo também a produtividade.

As pessoas ainda estão acostumadas com outro formato de trabalho e isso acaba atrapalhando.


#2. A Estratégia

reuniões produtivas campanha

A principal estratégia por trás de reuniões produtivas é referente a administração do tempo. Com reuniões mais breves e soluções mais eficazes, sobra tempo para realizar as tarefas e, por que não, discutir outros assuntos?

A campanha criada pelo endomarketing.online para auxiliar na organização de reuniões produtivas inclui peças para a sala de reuniões, lembrando os participantes de manter o foco e ser breve. Com isso, sua equipe poderá aproveitar melhor o tempo dedicado para a reunião, evitando dispersões.

É necessário reduzir aquelas reuniões em que os profissionais saem da sala considerando que foi um tempo perdido, ou pior ainda: uma reunião inútil.

Para isso acontecer, é importante que toda reunião tenha uma pessoa responsável. Essa pessoa terá o dever de conduzir os assuntos, gerar debates, eliminar os assuntos que não condizem com a temática além de delegar tarefas e definir os prazos.

É interessante que essa pessoa seja sempre quem criou a reunião ou a pessoa que esteja mais envolvida, tanto com o assunto quanto com as pessoas e as relações de trabalho.

É essa pessoa também que vai responder pelo assunto e pelas novas entregas geradas a partir da reunião.

Centralizar os assuntos é uma forma de chamar a responsabilidade e fazer com que seu funcionário faça parte e se sinta também dono do negócio, afinal, quando a empresa questionar é ele quem deverá responder.

Outra parte da estratégia de Reuniões Produtivas se refere ao fato de só serem realizadas quando realmente existir a necessidade desse encontro.

Assuntos simples que podem ser resolvidos através de e-mail ou telefone não precisam de uma reunião. Mas lembre-se, no caso do telefone, sempre formalize o que foi discutido e acertado por e-mail. Assim evitam-se mal entendidos.

Outro ponto de atenção: a tecnologia serve para facilitar as relações, mas não deve ser utilizado de forma exclusiva.

O whatsapp, por exemplo, está se tornando cada vez mais um canal de comunicação – tanto interno quanto externo – das empresas. Mas a tecnologia é um meio, e não a solução para todos os problemas.

Afinal, ainda não existe nada melhor do que o contato físico.


Claro que na prática nem sempre é tão simples assim

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As empresas têm vários tipos de reunião: desde as filosóficas até aquelas para tomada de decisão. Passando pelas informativas, de feedback ou de brainstorming.

Cada uma dessas possui seus aspectos únicos e é importante que saibamos respeitá-los também.

Mas, em geral, esses encontros devem ter sempre em mente que tempo, além de precioso, também é dinheiro.

Os grandes nomes do empreendedorismo e as grandes marcas mundiais já possuem, em suas políticas internas, diretrizes bem claras e rigorosas quanto a este assunto.

Steve Jobs, por exemplo, criou uma lista de 5 técnicas simples, mas eficientes, para eliminar as longas e improdutivas reuniões da Apple.

Com essa atitude, ele conseguiu otimizar o seu próprio tempo e de todos os funcionários.

Para as empresas que ainda não acreditam que este fato pesa no orçamento geral, algumas ferramentas, como o Reuniometro, já estão disponíveis na internet para calcular o custo de uma reunião baseada no salário dos participantes, somado a uma porcentagem referente aos encargos trabalhistas.


Conclusão

Ter como regra interna da empresa a prática de reuniões produtivas é mais do que uma solução para os altos custos dos funcionários quando eles estão parados. Essa tendência se aplica diretamente na produtividade do funcionário, afinal, se ele não é interrompido frequentemente, consegue focar mais em seu trabalho e ter entregas melhores.

O Líder Comunicativo disponibiliza diversas campanhas relacionadas a produtividade, metas e resultados. Conheça e incentive a sua equipe na melhora contínua dos processos.

Seja um incentivador de reuniões produtivas na sua empresa.

Afinal, tempo, talento e dinheiro não podem ser desperdiçados.

E aí, você quer praticar?

Nós preparamos uma campanha completa com dicas para você preparar Reuniões Produtivas na sua empresa. Não perca tempo! Baixe agora mesmo e depois conte aqui nos comentários o que você achou.