Já parou para pensar o que teria sido de 2020 sem COMUNICAÇÃO?

Até a Organização Mundial de Saúde (OMS) atestou:

“Durante emergências de saúde pública, as pessoas precisam saber quais os riscos sanitários que correm e que medidas podem tomar para proteger a sua saúde e as suas vidas. Uma informação rigorosa fornecida em devido tempo, com frequência e nas línguas e canais que as pessoas possam entender, confiar e usar, permite-lhes fazerem escolhas e tomar medidas para se protegerem a si próprias, às suas famílias e às comunidades contra os perigos e as ameaças à sua saúde.” Comunicação de riscos em emergências de saúde pública: Um guia da OMS para políticas e práticas em comunicação de risco de emergência.

Nas empresas, comunicar foi muito, mas muito mais do que fundamental. Foi questão de vida ou morte para os negócios. Afinal, o que aconteceria sem os comunicados sobre as medidas de prevenção ou quando o primeiro caso da Covid-19 foi registrado entre colaboradores? E o home office, como seria sem uma comunicação fluída?

A comunicação assertiva faz a diferença e algumas empresas conseguiram contar com apoio e até dedicação extra de suas equipes porque informaram corretamente e mostraram o que estavam (e estão) fazendo para cuidar das pessoas, para assegurar que todos trabalhem em segurança. Os resultados estão aparecendo agora, em recordes de vendas e de faturamento.

Mas, o que é e quando a comunicação se torna assertiva?

É quando a informação é recebida sem ruídos, de forma clara, gerando no público os efeitos desejados pelo emissor.

No caso das empresas, precisamos aprofundar um pouco mais. Para ser assertiva, a comunicação tem que estar alinhada ao propósito e à cultura vivenciados diariamente pelos colaboradores. É ESSA COERÊNCIA COM A PRÁTICA QUE VAI TANGIBILIZAR O DISCURSO COMUNICADO.

Se não estiver conectada com a realidade, não vai fazer sentido e ao invés de informar, vai desinformar.

Parece simples. Mas não, não é.

A comunicação assertiva, que traz resultados, não é feita do dia para a noite. Ela é um processo e como tal precisa ser PLANEJADA, ter etapas pré-definidas, indicadores e objetivos.

Caso contrário, há o risco de falar e não ser ouvido, de não ouvir corretamente o que as pessoas têm a dizer, de interpretar de forma equivocada e, principalmente, de enfraquecer a cultura e o clima da organização. Essas são as consequências de uma comunicação sem estratégia. Desinformação e prejuízo, inclusive financeiro. Pessoas desinformadas e desmotivadas não produzem.

O planejamento evita o caos mesmo quando o caos parece se sobrepor a tudo e a todos, como aconteceu neste ano. O planejamento é âncora e farol. Tanto é que todos os anos as empresas desenham seus planejamentos de áreas fundamentais para o negócio: estratégicos, financeiros, de inovação, de segurança… Finalmente, a Comunicação se firmou como uma dessas áreas de importância estratégica e de desenvolvimento, afinal é por meio dela que os colaboradores são informados e engajados em planos, ações, metas e objetivos das demais áreas. O PLANEJAMENTO vai fazer a rotina da comunicação ser ESTRUTURADA com CANAIS e RITUAIS realmente efetivos, que farão sentido e vão inspirar o colaborador, impactando em metas, objetivos e resultados estratégicos. Vai organizar ideias e todo o trabalho a ser feito ao longo do ano, permitindo que à medida que as coisas aconteçam, tarefas possam ser postergadas ou priorizadas de acordo com necessidades e contextos.

E mais, com PLANEJAMENTO vai ser possível definir indicadores, mensurar e revelar o valor e os resultados que a Comunicação Interna traz enquanto uma ferramenta de Endomarketing usada para fortalecer vínculos a partir da informação.

O PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO INTERNA TEM TRÊS PONTOS PRINCIPAIS: público-alvo, objetivos (estratégicos, alinhados à organização; e práticos, da comunicação) e falhas a corrigir. Ele também precisa levar em consideração uma COMUNICAÇÃO que seja TRANSPARENTE, HUMANIZADA e com CREDIBILIDADE.

As informações divulgadas pela Comunicação Interna são vistas como oficiais, por isso precisam estar corretas. São elas que vão apoiar e mover os colaboradores rumo ao alcance dos objetivos estratégicos. Elas ajudam, inclusive, a combater Fake News, a diminuir ruídos e a transformar a comunicação informal, aquelas conversas de corredores, feitas de pessoas para pessoas, em uma comunicação produtiva, que traz resultados, com maior controle sobre o conteúdo.

É que ninguém é detentor da informação, mas quando há PLANEJAMENTO, é possível e se deve fazer a curadoria do que é transmitido, adequando as informações às particularidades internas, garantindo resultados mais eficientes. O papel da Comunicação Interna, atualmente, é mais do que informar, é informar do jeito certo.

Entendeu um pouquinho a importância de planejar a comunicação, principalmente para um ano imprevisível como promete ser o próximo? Não sabemos o que nos espera, por isso comece agora a pensar em estratégias e siga os 10 PASSOS PARA PLANEJAR A COMUNICAÇÃO INTERNA DA SUA EMPRESA PARA 2021:

1. Entenda o que as pessoas pensam e como se sentem sobre o negócio, o local de trabalho e o clima da empresa. Esse primeiro passo é fundamental, pois a partir dele você vai diagnosticar pontos fortes e oportunidades de melhoria, sobretudo na comunicação que já existe e nos pontos de insatisfação dos colaboradores.

2. Conheça a cultura organizacional. Tanto a oficial, escrita nos murais e paredes da empresa, quanto a que é praticada pelas pessoas. Elas são coerentes? O discurso da Comunicação Interna precisa ter coerência com realidade e conduzir para a cultura organizacional.

3. Crie um grupo estratégico e multidisciplinar para elaborar e praticar o planejamento de comunicação com base nas percepções dos passos anteriores. É fundamental que esse grupo contenha alta liderança, líderes de equipe e profissionais da base, além de especialistas em Comunicação. Quanto mais plural e diverso, melhor.

4. Tenha em mente os objetivos do negócio, onde ele está e aonde quer chegar. O planejamento de Comunicação Interna vai revelar o que precisa ser feito para evitar distrações e engajar as pessoas nessa jornada.

5. Conheça o público que vai receber as mensagens que você vai transmitir, a partir de características demográficas como sexo, idade, funções, escolaridade… descubra principalmente quais meios de comunicação eles mais usam (e preferem) para consumir informações, dentro e fora da empresa.

6. Defina os canais de comunicação mais apropriados para o seu público e não se esqueça do principal: o líder! As lideranças devem ser preparadas à parte, com treinamento e conteúdo específicos, para desenvolverem competências relacionadas à comunicação.

7. Estabeleça um calendário anual para as ações e se antecipe a elas. Assim, você consegue transformar datas comemorativas em datas significativas, alinhando às ações de Dia das Mães ou Dia dos Pais, por exemplo, estratégias de engajamento. Elas serão muito mais eficazes e você não vai ser pego de surpresa na véspera.

8. Tenha um orçamento claro com os investimentos que serão necessários para colocar toda a estratégia em prática.

9. Crie métricas para mensurar a efetividade das ações. Comece com algumas mais simples como quantidade de acessos a links e postagens, engajamento com conteúdo e pesquisas sobre canais com maior retorno ou de satisfação após uma campanha…

10. Empodere as pessoas para falarem e estabeleça canais e rituais de escuta. Lembre-se que a comunicação não é mais privilégio dos profissionais da área. Agora, o papel da Comunicação Interna é adequar as informações à cultura para que as pessoas possam fazê-las reverberar entre si. Uma boa dica para isso é formar multiplicadores (ou embaixadores) de comunicação para a sua empresa.

O psicólogo Carl Jung diz: “Quando você olha para fora, você sonha. Quando olha para dentro, você acorda.”

Então, olhe para a sua empresa, para os processos. Lembre-se de tudo o que você viveu este ano e faça de 2021 um ano diferente. Planeje e, principalmente, siga o que planejou.

Os resultados virão!