5 dicas para criar reuniões rápidas e eficientes

Cinco dicas para criar reuniões rápidas e eficientes

“Eu sobrevivi a mais uma reunião que deveria ter sido um e-mail” Sim, já existe uma camiseta com esta frase.

 

Porque ninguém mais aguenta reuniões sem sentido, objetivo ou hora para acabar.

 

Mas você, como líder, precisa se comunicar com a equipe a todo momento, seja para acompanhar o andamento das metas, seja para agir como porta-voz da empresa em assuntos corporativos, campanhas e datas comemorativas.

 

Para exercer sua função, o líder acaba sendo um gerador de reuniões, convocando grupos de trabalho e mesmo colaboradores individualmente. Afinal, duas pessoas juntas conversando sobre trabalho já pode e deve ser considerado como reunião.

 

Mas como evitar ser o chato das reuniões sem sentido, objetivo ou hora para acabar? O Blog do endomarketing.online apresenta cinco dicas que você não pode esquecer nunca.

 

Dica 1: Objetivo.
Parece óbvio, mas é fundamental e muitas vezes esquecido. Qual o objetivo da reunião? Ao final de uma hora fechado na sala, qual será o resultado? Planejar esse ponto ajuda a evitar reuniões desnecessárias (lembra da camiseta?) e a manter todos os participantes focados durante o encontro.

 

Dica 2: Data, hora e local. E hora para acabar!
É preciso entrar na reunião já sabendo que ela tem horário para acabar, assim o sentimento de urgência evita conversas paralelas e o exagero no bate-papo informal que sempre faz parte do início. Foco no objetivo, sempre.

 

Dica 3: Assunto, tema, pauta.
Na convocação da reunião o assunto já deve ser explicado ao máximo. Quanto mais material de apoio os participantes receberem com antecedência, mais podem se preparar e evitar perguntas desnecessárias durante o encontro.

 

Dica 4: Participante participa.
Na definição dos participantes, é preciso levar em conta quem realmente pode contribuir para chegar ao objetivo. Convidar pessoas só para que se sintam prestigiadas ou por obrigação do cargo é improdutivo e gera ruídos na equipe.

 

Dica 5: Ata.
Acabou a reunião, aproveite que a memória está fresca e registre o que foi discutido e, principalmente, decidido. Compartilhe a ata com todos os participantes, receba feedbacks e em caso de uma nova reunião sobre o mesmo assunto, use o material como apoio.

 

Gostou das dicas? Nunca é demais lembrar e relembrar.
Crie reuniões rápidas e eficientes e gere mais resultados!